3 tipy, které vám pomohou vždy dokončit schůzky včas

<

Naučte se, abyste získali další výhody ze schůzek a zkrátili jste jejich trvání pouze o 5-10 minut.

Pokud je pro tento den naplánováno několik schůzek, jedno prodloužené schůzky může narušit všechny plány. Podnikatel Patrick Ewers nabízí tři strategie, aby se tomu vyhnul.

1. Před schůzí: zkraťte schůzku

Nejčastěji schůzky trvají půl hodiny nebo hodinu. Taková časová období jsou nejlépe provedena v kalendáři. Ale kvůli tomu se ukázalo, že jedno setkání začíná bezprostředně za druhým. V důsledku toho je spousta nepříjemností.

Nahraďte půlhodinové schůzky s 25 minutami a hodinovými schůzkami s 50 minutami. Máte docela čas udělat totéž jako předtím. Ale mezi oběma schůzkami, po jednom po druhém, zbude málo času na přípravu, odpočinek nebo řešení nouzových otázek.

Aby nedošlo k újmě některého z účastníků, varujte předem změny. Při schůzce stačí uvést, že vaše setkání trvají 25 nebo 50 minut.

2. Během setkání: připomenout přítomným účastníkům setkání a společně shrnout

První zasedání je nesmírně důležité. Použijte je, abyste všem připomněli, co jste shromáždili a jak dlouho trvá schůzka. Uveďte, že máte asi 50 minut k diskusi o všech problémech a posledních pět se dostane do debriefingu. Pak nikdo nebude překvapen, že jste začali scházet po 45 minutách. S největší pravděpodobností budou i další účastníci vděčni, protože ušetříte nejen čas, ale i ty.

Vložte připomenutí nebo budík, který zazvoní po 45 minutách, a postavte telefon na stůl tak, aby si každý pamatoval čas a neměl by se rozptýlit. Když zazní signál, ukončete schůzku bez ohledu na váš pobyt.

Nemáte-li čas vyřešit všechny problémy, během zbývajících pěti minut naplánujte nové schůzky na další den. Také:

  • opakujte, které z nich se zavázaly;
  • stručně seznam hlavních zjištění;
  • dohodnout se na dalších krocích;
  • Podělte se o něco pozitivního, například mi řekněte, co jste se o tomto setkání líbili.

3. Po schůzce: krátce zkontrolujte schůzku a připravte se na další

Po 50 minutové schůzce byste měli mít 10 volných minut. První pět se věnuje analýze hlavních bodů předchozího zasedání, aby nezapomnělo na nic. Také napište dopis všem účastníkům, aby vám připomněli rozhodnutí a závazky. To zvýší výhodu stráveného času a navíc dá něco ještě cennější - pocit úplnosti.

Strávit další pět minut přípravy na nadcházející schůzi. Pokud už znáte účastníky, připomeňte si:

  • jaké otázky je třeba projednat;
  • jaké předchozí úkoly měly být vykonány;
  • co víte o účastnících: jejich profesionálních a osobních zájmech.

Pokud nejste obeznámeni s osobou, s níž se setkáte, vyhledejte informace o něm: zadejte název a pozici, zobrazte profily v sociálních sítích. A přemýšlejte o frázi, s níž můžete začít rozhovor.

<

Populární Příspěvky